Of je nu kiest voor het aanbieden van telefoontjes van de zaak, of je werknemers hun eigen mobiel laat gebruiken – wil je op de mobiele devices de juiste bedrijfsapplicaties installeren en je werknemers ook gemakkelijk toegang bieden tot de bedrijfsomgeving, dan sta je als ondernemer voor een aantal uitdagingen:

• Hoe zorg je dat bedrijfsgegevens niet in verkeerde handen komen bij diefstal van mobiele apparaten, of door bijvoorbeeld een onzorgvuldige email?
• Als een medewerker de telefoon/tablet/laptop ook deels prive gebruikt, hoe maak je dan onderscheid in zakelijke en persoonlijke data, en hoe bewaak je de privacy van je medewerker?
• Beveiliging wordt vaak als lastig gezien. Een pincode is een minimum vereiste voor een goede security – en deze maandelijks wisselen is een aanrader. Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers dit doen?
• Als een medewerker ook zelf applicaties kan installeren op zijn zakelijke mobiel apparaat dat toegang heeft tot de bedrijfsomgeving, hoe zorg jij er dan voor dat deze geen risico’s vormen op datalekken?

Technische vragen, praktische oplossingen

Voor ondernemers die eigenlijk meestal maar één wens hebben – dat hun werknemers snel, veilig en efficiënt kunnen communiceren en bij hun data kunnen – is het oplossen van al deze veiligheidsvraagstukken vaak best een lastig technisch verhaal.

Gelukkig zijn er inmiddels genoeg Mobile Device Management (MDM) oplossingen voorhanden die veel van deze uitdagingen uit handen nemen.

Dat is fijn, omdat jij als ondernemer niet de hele dag bezig wil zijn met het managen van alle mobiele apparaten van je medewerkers, maar er als werkgever wel steeds meer verantwoordelijk voor bent als er iets mis gaat met privacygevoelige informatie binnen je bedrijf. En natuurlijk wil je zelf ook geen slachtoffer worden van cybercrime.

Waar moet je nu op letten als je jezelf als ondernemer gaat oriënteren op een slimme Mobile Device Management oplossing?

Wij zetten een paar tips op een rijtje:

• Kijk of alle gewenste (bedrijfs)applicaties gemakkelijk automatisch kunnen worden geïnstalleerd namens het bedrijf – en direct ook met direct de juiste instellingen(!)
• Laat de maandelijkse toegangscode voor je WiFi-netwerken automatisch wijzigen door je MDM en direct naar de smartphones doorsturen. Zo hoeven werknemers zelf geen codes meer uit te wisselen en kan er minder misgaan (of vergeten worden)
• Zorg dat de toegangsrechten voor de bedrijfsapplicaties centraal zijn in te stellen via het MDM-portaal
• Automatiseer het updaten van je applicaties, zodat medewerkers daar zelf niet aan hoeven te denken
• Stel de mogelijkheid in dat bij diefstal of fraude alle bedrijfsdata en applicaties op afstand gewist kunnen worden van ieder mobile device
• Kies voor een sterke encryptie van data die binnenkomt via bijvoorbeeld Dropbox, Google Drive, etc.
• Maak gebruik van de mogelijkheden van “locatie gebaseerde toegang” (bijvoorbeeld buiten Nederland geen toegang tot bedrijfsdata) en beheer centraal de instellingen voor roaming van je mobiele provider voor data- en/of voiceverkeer

Er zijn nog veel meer zaken waarop je moet letten als je een slimme Mobile Device Management oplossing wil kiezen voor de apparaten van je werknemers – maar het goede nieuws is: er is ook meer mogelijk dan je denkt! Bijvoorbeeld het automatisch lokaliseren van een zoekgeraakt of gestolen apparaat (indien GPS beschikbaar is).