Hoe SharePoint ook je inkoopproces kan stroomlijnen

Waarschijnlijk heeft iedereen weleens gehoord of gewerkt met Office365. Dit Microsoft abonnement biedt gebruikers niet alleen Word, Excel en PowerPoint, maar ook allerlei online opslagmogelijkheden, bijvoorbeeld via OneDrive, een persoonlijke data opslaglocatie van 1 Terabyte.

Maar wat nou, als je ook graag met je hele bedrijf grote complexe bestanden wil delen? Niet alleen met je collega’s maar ook met externe partijen? En je hebt daarnaast ook nog een goed werkend, duidelijk versiebeheer nodig voor documenten, een twee-factor authenticatie en een gemakkelijk te beheren rechtenstructuur?

Dan kom je toch uit bij SharePoint: het externe opslag portaal van Office 365, waar verschillende gebruikers in kunnen werken, binnen en buiten de organisatie.

Hoe weet ik of SharePoint iets voor mij is? Loop dit rijtje eens af en denk na: geldt dit voor mij?

  • Ik heb veel bestanden in een onduidelijke mappenstructuur
  • Als mijn bestanden gewijzigd zijn, kan ik niet zien door wie
  • Om grote bestanden te delen, gebruik ik altijd WeTransfer of Dropbox – en dat vind ik niet altijd even handig
  • Mijn collega’s kunnen vaak bestanden niet vinden, of snappen niet hoe ze moeten zoeken
  • Ik wil werkprocessen kunnen automatiseren op basis van een documentenstroom

Voor al deze situaties biedt SharePoint een standaard oplossing.

SharePoint houdt versies voor je bij zodat je altijd kan zien wie het bestand heeft gewijzigd en wanneer. De voorbeelden van SharePoint toepassingen zijn legio. Denk aan een simpel portaal om verjaardagen bij te houden, of het delen van facturen en inkomende post.

Alle stakeholders toegang tot één portaal

Zo hebben wij met Microway ook een opdrachtgever die het volledige inkoopproces heeft ondergebracht in SharePoint. Omdat hier zoveel verschillende stakeholders bij betrokken waren, was het slim om een gemeenschappelijke online omgeving in te richten waar iedereen gemakkelijk toegang heeft tot alle informatie die nodig is en men elkaar altijd kan vinden.

Alles is nu terug te vinden binnen SharePoint. Van goedkeuringen door de directie, tot inkoop acties en de informatievoorziening van externe partijen. Alle informatie van en voor de betrokken stakeholders is nu allemaal geborgd in één online omgeving. Helemaal aangesloten op alle aspecten van de business.

Customizing your workspace

Ieder bedrijf is anders en dat is maar goed ook. En dat geldt ook voor veel businessprocessen. Dus daar wil je ook je werkomgeving op kunnen aanpassen.

Het prettige aan de basis inrichting van SharePoint is dat deze heel erg eenvoudig is uit te breiden. Zelfs door iemand die maar een klein beetje kennis heeft van websites maken.

Wil je meer complexe portalen bouwen, of bijvoorbeeld specifieke documenten koppelen aan bepaalde geautomatiseerde processen (workflows), dan kan een SharePoint consultant je hierbij helpen.

Wij hebben medewerkers in huis die alles weten van de oplossingen die SharePoint kan bieden voor stroef lopende bedrijfsprocessen.

Ben je benieuwd naar wat allemaal mogelijk is, maak dan vrijblijvend een afspraak en wij laten je de mooiste portals zien!

Microway is als Microsoft partner de aangewezen partij om je te adviseren en kan je alle Office365 abonnementen aanbieden.

Wij vertellen je natuurlijk ook graag over alle andere applicaties die je bij een Office365 abonnement krijgt.

Geïnteresseerd?

Wilt U meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons op!