De vijf typen medewerkers en hun eigen Microsoft Teams

Microsoft Teams kwam op de markt als de nieuwe ‘chatbased workspace’ binnen Office 365. Inmiddels is die definitie een beetje aangepast: het is nu ‘dé hub voor teamwork’ en daarmee de basis van de ‘Intelligent Communications’ visie van Microsoft.
Toch roept het bij velen nog de vraag op: hoe verhoudt Teams zich tot Skype for Business, Outlook, Groups en bijvoorbeeld Yammer?

Wanneer communiceer je wat en via welke applicatie?

 

Stel, je hebt een nieuwtje, of een vraag, of je wilt iets communiceren naar een collega. Of misschien wel naar een groep collega’s. Welke applicatie kies je dan?
Het belangrijkste element in die afweging is: de doelgroep. En hier komt het begrip team bij kijken.
Als jij denkt aan een team, denk je dan alleen aan de mensen die naast je zitten op kantoor, en waar je face-to-face contact mee hebt? Of denk je dan aan mensen die in dezelfde divisie zitten als jij? Of collega’s die dezelfde manager hebben?

Tegenwoordig is het begrip team veel breder dan vroeger. Dat komt omdat veel moderne businessprocessen vaak lopen over meerdere afdelingen.
In de context van Microsoft Teams bedoelen we met een team: een samenwerkingsverband dat niet perse de organisatiestructuur weerspiegelt.
Daarom kun je met Teams verschillende soorten teams aanmaken: voor de mensen waarmee je samen op één afdeling zit, maar ook voor collega’s wereldwijd die dezelfde functie hebben als jij. Of voor een projectteam dat uit interne en externe stakeholders bestaat.

En dat betekent ook dat de ideale vorm voor een bepaalde boodschap meer vormen kan aannemen.
Daarom is het ook zo handig dat je binnen Teams meerdere tools hebt om mee te communiceren voor verschillende typen medewerkers.
Laten we er voor het gemak eens vijf nemen:

Het Hoofd Financiën

Het Hoofd Financiën is meestal langer in dienst, ouder en manager van veel jongere werknemers die veel werken met Teams chatberichten. Omdat hij bijna nooit is aangemeld bij het chatprogramma, kan hij vertrouwen op de integratie van de Teams chat-app met zijn Outlook Postvak. Outlook geeft automatisch notificaties door uit de chat-app, zodra Teams opent. Zo blijft alle communicatie tussen werknemers optimaal, ongeacht welke tool ze gebruiken.

Chief Information Officer (en eigenlijk de hele IT-afdeling)

De Chief Information Officer ontvangt de hele dag door IT-aanvragen, ook wanneer ze niet achter haar bureau zit. Mobiliteit en snelheid zijn essentieel, of het nu gaat om het opnieuw instellen van verloren wachtwoorden, het verwijderen van gegevens van een kwijtgeraakt apparaat, of het toevoegen van een nieuwe gebruiker aan het bedrijfssysteem. Met de Office 365 Admin-app kunnen al deze handelingen worden uitgevoerd vanaf ieder device. Bijkomend voordeel van werken met Teams, voor alle apps die werknemers gebruiken en is er maar één leverancier bij betrokken.

De Social Media Specialist

De Social Media Specialist is meestal jong, 24/7 tuned-in en krijgt zijn creatieve inspiratie, soms ook wanneer hij niet op kantoor zit. Met Teams kan hij op ieder moment dat het urgent is, toegang krijgen tot alle bestanden in SharePoint die voor hem relevant zijn. Alles bij de hand dus om een briljante ingeving te verwerken tot een rapport of een presentatie die zijn collega’s en manager ook direct kunnen bekijken.

Manager Bedrijfsontwikkeling

De Manager Bedrijfsontwikkeling moet kunnen communiceren en samenwerken met zijn team accountmanagers alsof ze op kantoor zijn. Als het nodig is om elkaar aan te kijken is het in Teams mogelijk om een tool voor videovergaderingen te implementeren. Omdat iedereen altijd onderweg is, heeft de Teams cloud veel voordelen. In plaats van documenten heen en weer te sturen, kan er gemakkelijk samen aan één document worden gewerkt. Elk accountteam werkt in Teams met eigen threaded gesprekken – en wanneer wenselijk maak je een apart kanaal voor elke klantaccount.

De Freelancer

De Freelancer moet met interne teams kunnen samenwerken alsof ze een vaste medewerker is. Maar omdat hij niet voor altijd bij de organisatie blijft moet het ook veilig gebeuren. Het IT-team moet dus weten dat de documenten die zijn gedeeld met Pia zo nodig kunnen worden ingetrokken en iedereen moet kunnen bijhouden welke informatie de organisatie verlaat. Teams werkt met een beveiligd systeem voor het delen van bestanden waarmee beheerders verschillende machtigingsniveaus kunnen instellen voor elke medewerkersclassificatie, inclusief allerlei nalevings- en beveiligingsmaatregelen. Op deze manier hebben freelancers veilig en prettig toegang tot de benodigde bestanden om hun werk goed te kunnen doen.

Meer weten? Vraag onze whitepaper aan.

Iedere organisatie heeft verschillende werknemers die anders werken in hun eigen team. Maar met Microsoft Teams heeft iedereen direct toegang tot diverse Office 365 functionaliteiten, die het beste passen bij de eigen manier van samenwerken. Daarom wordt Microsoft Teams ook wel ‘dé hub voor teamwork’ genoemd.
Lees in onze whitepaper meer over de verschillende type werknemers en hoe ze optimaal samenwerken.

Stuur mij de Microsoft Teams Whitepaper