Vorige week hebben we je al verteld over de basisfuncties van Microsoft Teams. Maar je wil natuurlijk ook bestanden met je collega’s en opdrachtgevers delen. Hoe doe je dit veilig en hoe houdt je controle over wat je aan het delen bent?
Met OneDrive kan je veilig en eenvoudig bestanden met elkaar delen, je kan ze bewerken, er wordt historie opgebouwd over wie wanneer een bewerking heeft gedaan en je kan te allen tijde de rechten intrekken om een bestand te delen.
In deze blog vertellen wij je over de top 3 functies binnen Microsoft OneDrive. Er zijn nog veel meer functies en als jij een echte OneDrive Guru wil worden begin je met het downloaden van onze handleiding.
Lees onderstaand meer.
Altijd toegang tot je bestanden
OneDrive is beschikbaar voor Windows, Apple en mobiele apparaten.
Via de mobiele app’s kun je al je bestanden zien, openen en delen. Begin met het downloaden van de mobiele versie van OneDrive, deze is beschikbaar voor Apple iOS en Android. Nu kun je beginnen met delen van bestanden zowel op je vaste werkplek als via je eigen smartphone.
Hiernaast staan de download links naar de betreffende OneDrive applicaties voor mobiele apparaten. Klik op het icoon van jouw mobiel apparaat om de juiste versie te downloaden.
1. Hoe ga je bestanden delen en met wie?
De bestanden en mappen die je in OneDrive opslaat zijn privé tot je besluit ze te gaan delen. Je kunt op ieder moment stoppen met delen.
Drie mogelijkheden om te delen:
- Met iedereen
- Personen binnen je organisatie
- Specifieke personen
Selecteer je bestand of map en klik op “Delen” hierna kun je de keuze maken met wie. Je kunt personen van buiten je organisatie een link toesturen per email. Hiermee kunnen zij het bestand of map benaderen dat jij gedeeld hebt. Je kunt altijd de link om een bestand of map te delen ook kopiëren en deze via email of bijvoorbeeld Whatsapp delen.
2. Offline maar toch bij je bestanden kunnen
Zodra je de OneDrive applicatie op je pc hebt geinstalleerd, kun je bestanden synchroniseren. Hiermee zorg je ervoor dat bestanden die online staan ook naar een lokale map op je pc worden gehaald.
We zijn verwend met het hebben van een actieve internetverbinding, maar soms is er een storing of heb je gewoon even geen internetverbinding op je externe locatie.
Je kunt zelf instellen welke mappen je offline beschikbaar wilt hebben. Je kunt hier direct in werken vanaf je eigen pc en bureaublad. Zodra je weer een actieve internetverbinding hebt zal OneDrive deze automatisch synchroniseren.
Via de OneDrive App kun je zien welke bestanden zijn aangepast en zijn gesynchroniseerd.
3. Bespaar ruimte met Files On-Demand
Eenvoudig al je bestanden die op OneDrive staan openen met Files On-Demand zonder gebruik te maken van lokale opslag van je pc.
Je hoeft hiervoor niet de manier van werken aan te passen, al jouw bestanden, zelfs online bestanden kunnen worden bekeken in de Verkenner. Je kunt vanuit hier bestanden openen en bewerken zoals je gewend bent.
Open via Verkenner jouw mappen en dubbelklik op het cloud-pictogram naar de bestanden. Hier kun je kiezen ofdat bestanden ook lokaal beschikbaar zijn.
Het wolkje verandert dan in een cirkel met vinkje
Met deze drie tips leer je al snel werken met Microsoft OneDrive, meer weten download dan de OneDrive Quickstart handleiding. In deze handleiding staan ook handige video’s en gratis trainingsmogelijkheden van Microsoft.